Allmänna Villkor

Synera mäklartjänst för resursdelning · Version 5.0

Synera är en mäklartjänst för resursdelning mellan företag. Dessa villkor reglerar relationen mellan de bolag som använder tjänsten och ingår som en integrerad del av Ramavtalet.

1. Definitioner

Synera: Varumärket Synera ägs och drivs av Axentis AB, org.nr 559574-5166, tillhandahållare av Syneraplattformen och mäklartjänsten.
Bolaget: Det bolag som ingått Ramavtal med Synera och därigenom accepterat dessa villkor.
Plattformen: Syneras digitala tjänst för matchning, kommunikation och planering av resursutbyte.
Uthyrande bolag: Bolag som via Plattformen tillhandahåller egna Resurser till inhyrande bolag. Det är inte tillåtet att hyra in Resurser från annat håll för att sedan hyra ut dem via Plattformen.
Inhyrande bolag: Bolag som via Plattformen anlitar Resurser från ett uthyrande bolag för att utföra arbete under det inhyrande bolagets arbetsledning.
Resurs: Fysisk person — anställd, konsult eller egenföretagare — vars tjänster tillhandahålls av ett uthyrande bolag och matchas via Plattformen.
Uppdrag: Enskild överenskommelse om att en eller flera Resurser ska arbeta hos ett inhyrande bolag under en definierad period.
Uppdragsbekräftelse: Automatiskt genererat dokument i Plattformen som bekräftar villkoren för ett specifikt Uppdrag.
Provision: Syneras avgift för mäklartjänsten. Provisionen beräknas på det rapporterade uppdragsbeloppet enligt en volymbaserad trappmodell baserad på bolagets sammanlagda årliga volym (hyrt in + hyrt ut) via Plattformen. Aktuell provisionsnivå och trappstruktur framgår alltid av Plattformen och kan uppdateras med 30 dagars varsel enligt § 14. Provisionen debiteras det inhyrande bolaget utöver uppdragsbeloppet samt avräknas från utbetalning till det uthyrande bolaget.
Ramavtal: Det avtal som ingås mellan Synera och Bolaget vid registrering, signerat med BankID av registrerad firmatecknare.
BankID: Svensk e-legitimation och signeringstjänst. Signering med BankID utgör en kvalificerad elektronisk signatur, rättsligt likvärdig med fysisk underskrift enligt eIDAS-förordningen (EU 910/2014) och lagen (2016:561).
Dröjsmålsavgift: Fast avgift om 350 kronor per påbörjad arbetsdag vid försenat godkännande av faktura eller rapportering i Plattformen. Dröjsmålsavgiften tillfaller Synera.
Dröjsmålsränta: Ränta på utestående belopp beräknad enligt räntelagen (1975:635), motsvarande referensräntan med tillägg om åtta (8) procentenheter per år.
Administrationsavgift: Fast avgift om 4 500 kronor vid begäran om dokumentationsunderlag i samband med rättslig tvist.

2. Avtalets ingående och onboarding

2.1 Trestegsmodell för onboarding

Onboarding sker i tre steg:

Steg 1 — Registrering: Bolaget fyller i grunduppgifter (org.nr, bolagsnamn, adress, kontaktperson, roll och kompetensprofil) och får tillgång till Plattformen i läsläge. Inga uppdrag kan bokas eller accepteras i detta steg.
Steg 2 — Aktivering: Ramavtalet signeras med BankID av registrerad firmatecknare och giltigt försäkringsbrev laddas upp. Bolaget kan därefter boka och acceptera uppdrag.
Steg 3 — Utbetalning (uthyrande bolag): Bankuppgifter registreras i Plattformen innan första utbetalning kan genomföras. Bankuppgifter är valfritt för bolag som enbart hyr in.

2.2 Per uppdrag — uppdragsbekräftelse

Varje enskilt Uppdrag bekräftas genom att en användare med tillgång till Bolagets konto godkänner Uppdragsbekräftelsen i Plattformen. Godkännandet utgör ett bindande avtal för det aktuella Uppdraget.

2.3 Plattformshandlingars bindande verkan

Firmatecknaren bekräftar vid signering av ramavtalet att samtliga bekräftelser, godkännanden och handlingar som lämnas av behörig användare i Plattformen är bindande för Bolaget — inklusive avvikelserapportering och fakturagodkännanden. Detta gäller oavsett om handlingen signeras med BankID eller bekräftas via annat interaktionsläge i Plattformen.

2.4 Behörighet och användaransvar

Ramavtalet får endast ingås av registrerad firmatecknare. Firmatecknaren ansvarar fullt ut för samtliga handlingar som vidtas av alla personer som agerar under Bolagets namn i Plattformen. Det åligger Bolaget att omedelbart återkalla behörigheter för användare som inte längre ska ha tillgång.

3. Syneras roll och ansvar

Synera agerar mäklare och tillhandahåller en tjänst för matchning, kommunikation, planeringsverktyg och dokumentation av resursutbyte. Synera är inte part i de Uppdrag som ingås mellan Bolagen och påtar sig inget ansvar för att ett Uppdrag genomförs, att en Resurs levererar enligt överenskommelse, för eventuella skador som uppstår i samband med ett Uppdrag, eller för arbetsrättsliga, skattemässiga eller kollektivavtalsmässiga konsekvenser.

3.1 Bolagskontroll

Synera granskar samtliga bolag två (2) gånger per år avseende: (a) kreditvärdighet via auktoriserad kreditpartner, (b) kollektivavtal — att bolaget uppfyllt sin självdeklaration, (c) försäkringsbrev — att giltigt brev är registrerat. Plattformen bevakar automatiskt utgångsdatum och fryser kontot om nytt försäkringsbrev inte registrerats inom tolv (12) månader.

4. Bolagets skyldigheter

Bolaget förbinder sig att:

uppge korrekt och fullständig information om sin verksamhet, sina resurser och sina behov i Plattformen,
säkerställa att resurser som erbjuds innehar erforderliga kompetenser, certifikat och tillstånd,
följa gällande arbetsrättslig lagstiftning, däribland lag (2012:854) om uthyrning av arbetstagare samt Arbetsmiljölagen (1977:1160),
rapportera avvikelser i Plattformen inom 5 arbetsdagar efter uppdragsavslut,
registrera och hålla giltigt försäkringsbrev uppdaterat i Plattformen,
föra all kommunikation rörande Uppdrag via Plattformens inbyggda kommunikationsfunktioner — kommunikation utanför Plattformen är inte bindande för Synera,
inte hyra in personal från annat håll i syfte att sedan hyra ut via Plattformen.

4.1 Skyldighet att rapportera väsentliga förändringar

Bolaget åtar sig att utan dröjsmål, och senast inom 5 arbetsdagar, skriftligen anmäla till Synera via Plattformen om väsentliga förändringar inträffar i Bolagets verksamhet eller ekonomiska ställning. Som väsentlig förändring avses bland annat väsentlig försämring av Bolagets likviditet eller betalningsförmåga, uppkommen eller förestående obeståndssituation, ansökan om eller beslut avseende konkurs, företagsrekonstruktion, likvidation eller motsvarande förfarande, samt väsentlig minskning av Bolagets tillgångar eller uppkomst av skuldsättning som kan antas påverka förmågan att fullgöra åtaganden enligt detta Avtal.

Bolaget är vidare förbjudet att medvetet eller oaktsamt nyttja Plattformen i syfte att ingå uppdragsavtal eller åta sig förpliktelser som Bolaget vid tidpunkten för åtagandet saknade rimlig förmåga att fullgöra. Överträdelse av denna bestämmelse ska anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott och berättigar Synera att med omedelbar verkan säga upp samtliga pågående avtal, kräva skadestånd samt vidta de rättsliga åtgärder som situationen påkallar.

5. Arbetsgivaransvar, inhyrningsregler och skadeansvarskedja

Det uthyrande bolaget kvarstår alltid som formell arbetsgivare för sina Resurser och ansvarar för: lön och anställningsförmåner, sociala avgifter och arbetsgivaravgifter, att Resursen är ansluten till erforderliga försäkringar inklusive personskadeförsäkring, samt att Resursen innehar giltiga yrkesbevis och certifieringar.

Det inhyrande bolaget ansvarar för: den dagliga arbetsledningen, att tillhandahålla en säker arbetsmiljö i enlighet med Arbetsmiljölagen, samt att Resursen inte utför arbete som kräver certifiering som Resursen saknar.

5.1 Ansvarskedja vid skada på person eller egendom

Vid skada på person eller egendom som uppstår under ett Uppdrag gäller följande ansvarsfördelning:

Personskada på Resursen: Det uthyrande bolagets arbetsgivaransvar och personskadeförsäkring gäller i första hand.
Skada orsakad av Resursen på inhyrande bolagets personal, egendom eller tredje part: Det uthyrande bolagets ansvarsförsäkring gäller, förutsatt att skadan uppstod inom ramen för utfört arbete. Det inhyrande bolaget ansvarar för skador som uppstår till följd av brister i arbetsledning eller arbetsmiljö.
Skada på Resursens verktyg eller utrustning: Parterna ansvarar för sin respektive utrustning om inget annat avtalats per Uppdrag.

Synera är inte och ska inte i något avseende anses vara arbetsgivare för Resurs och bär inget ansvar för skador som uppstår i samband med ett Uppdrag. Varje Bolag ansvarar för att erforderliga försäkringar är tecknade och giltiga för aktuella uppdragstyper och arbetsplatser. Saknas giltig försäkring vid skadetillfället ska detta anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott.

5.2 Gränsdragning mellan inhyrning och underentreprenad

Syneras plattform kan användas för såväl personaluthyrning som underentreprenaduppdrag. Bolaget ansvarar för att uppdraget klassificeras korrekt i Plattformen, eftersom klassificeringen påverkar momshantering och fakturering. Vid personaluthyrning arbetar Resursen under inhyrande bolagets ledning och ansvar. Vid underentreprenad ansvarar det uthyrande bolaget självständigt för uppdragets utförande och resultat.

Synera är en neutral betalningsförmedlare och ansvarar inte för hur ett uppdrag klassificeras, vilken momshantering som tillämpas eller de skattemässiga konsekvenser som följer av felaktig klassificering. Ansvaret för korrekt klassificering åvilar uteslutande det uthyrande och inhyrande bolaget gemensamt. Vid osäkerhet rekommenderas kontakt med juridisk rådgivare.

6. Fakturering, provision och rapportering

6.1 Faktureringsrutiner och godkännande

Fakturering sker enligt följande: (a) Vid slutfört uppdrag — faktura ställs ut omedelbart efter att uppdraget rapporterats och godkänts i Plattformen. (b) Vid pågående uppdrag — faktura ställs ut var fjortonde (14) kalenderdag.

Granskning och godkännande ska ske senast inom fem (5) arbetsdagar. Part som underlåter att granska och godkänna inom föreskriven tid åläggs en dröjsmålsavgift om 350 kronor per påbörjad arbetsdag från och med den sjätte arbetsdagen. Dröjsmålsavgiften tillfaller Synera och utgör ersättning för administrativ hantering till följd av dröjsmålet.

6.2 Betalningsflöde och factoringförbud

Synera skickar faktura till det inhyrande bolaget. Det inhyrande bolaget har femton (15) dagar på sig att betala. Så snart betalning inkommit till Synera, dock senast inom fem (5) bankdagar, vidarebefordras beloppet efter avdrag för Syneras provision till det uthyrande bolaget. Synera äger rätt att upprätta självfaktura på det uthyrande bolagets vägnar i enlighet med 11 kap. 4 § mervärdesskattelagen (2023:200). Det uthyrande bolaget godkänner denna rätt vid signering av ramavtalet, och varje godkänd Uppdragsbekräftelse utgör därigenom godkännande av tillhörande självfaktura.

Det inhyrande bolaget ansvarar självständigt för att bedöma och tillämpa korrekt momshantering, inklusive huruvida omvänd skattskyldighet enligt mervärdesskattelagen är tillämplig för det aktuella uppdraget. Synera ansvarar inte för skattemässiga konsekvenser till följd av felaktig momsklassificering.

Syneras skyldighet att vidarebefordra betalning till det uthyrande Bolaget är villkorad av att Synera faktiskt erhållit betalning från det inhyrande Bolaget. Har betalning inte inkommit vid förfallodagen ska Synera utan dröjsmål skicka betalningspåminnelse. Inkommer betalning inom tio (10) dagar från påminnelsen behandlas den enligt ordinarie flöde och vidarebefordras inom fem (5) bankdagar. Inkommer betalning inte inom denna tid ska Synera överlämna ärendet till det uthyrande Bolaget, inklusive samtlig relevant dokumentation, varefter det uthyrande Bolaget äger rätt att driva fordran vidare genom inkasso eller rättsliga åtgärder i eget namn. Synera ska vid behov underteckna erforderliga handlingar för att möjliggöra sådan överlåtelse av fordran. Vid överlåtelse av fordran enligt denna bestämmelse bortfaller Syneras rätt till provision för det aktuella Uppdraget. All relevant dokumentation finns tillgänglig och kan exporteras via Plattformen.

Har Synera mottagit betalning men underlåtit att vidarebefordra beloppet inom föreskriven tid äger det uthyrande Bolaget rätt att påtala detta skriftligen via Plattformen från och med den sjätte (6) bankdagen. Reglerar Synera inte utestående belopp inom tio (10) bankdagar från betalningens inkomstdatum löper dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) till dess full betalning sker.

För att säkerställa betalningsflödets integritet och möjliggöra korrekt provisionshantering är det förbjudet för Bolaget att överlåta, pantsätta, diskontera eller på annat sätt överföra fordringar som härrör från Uppdrag via Plattformen till factoringbolag, kreditinstitut eller annan tredje part. Betalningsflödet för samtliga Uppdrag ska alltid gå via Synera. Synera förbehåller sig rätten att använda factoring eller inkasso för sina egna fordringar gentemot Bolagen. Vid överlåtelse av fordran ska Bolaget underrättas skriftligen utan dröjsmål. Uppkomna inkassokostnader och dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) bärs av det betalningsskyldiga Bolaget.

6.3 Uppdragsavslut och avvikelser

Uppdrag avslutas automatiskt i Plattformen när det planerade slutdatumet passerar. Synera skickar en uppföljning till båda parter med frågor om eventuella avvikelser och feedback. Parterna förbinder sig att rapportera avvikelser senast 5 arbetsdagar efter att uppföljningen skickats. Om ingen avvikelse rapporteras anses Uppdraget genomfört i enlighet med Uppdragsbekräftelsen.

7. Värvningsförbud, sekretess och kringgåendeförbud

7.1 Kringgåendeförbud

Bolaget förbinder sig att inte ingå direkta avtal med ett annat bolag som det kommit i kontakt med via Plattformen för tjänster av samma slag, utan att sådant uppdrag registreras i Plattformen och provision utgår till Synera. Förbudet gäller under pågående avtalsperiod samt under 24 månader efter att det aktuella Uppdraget avslutats.

7.2 Värvningsförbud

Det inhyrande bolaget förbinder sig att inte, under pågående Uppdrag eller under tolv (12) månader från det senaste datum en specifik Resurs var uthyrd till det inhyrande bolaget, aktivt rekrytera, värva eller erbjuda anställning till den Resursen utan det uthyrande bolagets skriftliga samtycke.

Det uthyrande bolaget förbinder sig att under samma period inte aktivt rekrytera eller värva personal från det inhyrande bolaget utan dess skriftliga samtycke.

Förbudet avser aktivt uppvaktande och direkta erbjudanden. Det hindrar inte ett bolag från att behandla en ansökan som inkommit på eget initiativ till följd av en allmänt riktad annons, förutsatt att annonsen publicerats innan den aktuella Resursen första gången var uthyrd till det inhyrande Bolaget. Annons som publicerats under pågående Uppdrag eller inom tolv (12) månader efter det senaste uppdragets avslut ska presumeras vara riktad mot känd Resurs, om inte det inhyrande Bolaget kan visa att annonsen var allmänt riktad och inte utformad med kännedom om den specifika Resursen. Bevisbördan åvilar det inhyrande Bolaget.

Blir det inhyrande Bolaget under pågående Uppdrag eller inom tolv (12) månader efter uppdragets avslut varse om att en Resurs ansökt om anställning, ska Bolaget utan dröjsmål och senast inom tre (3) arbetsdagar informera såväl Synera som det uthyrande Bolaget härom. Underlåtenhet att informera ska i sig anses utgöra ett avtalsbrott och beaktas vid bedömningen av om värvningsförbudet överträtts.

Vid brott mot värvningsförbudet ska det inhyrande bolaget erlägga ett vite om 150 000 kronor per Resurs till det uthyrande bolaget inom trettio (30) dagar från anfordran. Vitet hindrar inte det uthyrande bolaget från att därutöver kräva ersättning för faktisk skada.

Tvist rörande överträdelse av värvningsförbudet är en angelägenhet mellan det uthyrande och det inhyrande Bolaget. Det uthyrande Bolaget äger rätt att driva fordran och kräva vite direkt mot det inhyrande Bolaget. Synera är inte part i sådan tvist och bär inget ansvar för dess utgång eller kostnader. Synera tillhandahåller på begäran tillgänglig dokumentation från Plattformen mot gällande administrationsavgift. Vid bekräftat brott mot värvningsförbudet äger Synera rätt att med omedelbar verkan utesluta det inhyrande Bolaget från Plattformen enligt § 7.5.

7.2.1 Undantag från värvningsförbudet

Det uthyrande Bolaget äger rätt att, innan eller under pågående Uppdrag, skriftligen meddela Synera och det inhyrande Bolaget att man är öppen för att det inhyrande Bolaget erbjuder Resursen anställning efter Uppdragets avslut. Sådant meddelande ska registreras i Plattformen och bekräftas genom e-signering av ett undantagsdokument som upprättas på det uthyrande Bolagets initiativ. Undantagsdokumentet anger det aktuella bokningsnumret och är därigenom kopplat till det specifika Uppdraget och den specifika Resursen som undantaget avser.

Vid registrerat och e-signerat undantag äger det inhyrande Bolaget rätt att efter Uppdragets avslut erbjuda Resursen anställning utan att värvningsförbudet åberopas eller vite utgår.

Undantag enligt denna bestämmelse gäller enbart för det Uppdrag och den Resurs som angivits i undantagsdokumentet. Ett nytt undantagsdokument krävs för varje enskilt Uppdrag och kan inte tolkas som ett generellt eller löpande avstående från värvningsförbudet.

7.3 Sekretess

Parterna förbinder sig att behandla information om varandras verksamhet, Resurser, prissättning och affärsförhållanden som erhållits via Plattformen konfidentiellt och att inte röja sådan information till tredje part utan föregående skriftligt samtycke. Konfidentialitetsskyldigheten kvarstår i två (2) år efter avtalets upphörande och gäller automatiskt för samtliga bolagsrelationer som uppstår via Plattformen.

Sekretessåtagandet hindrar inte en Part från att lämna ut information om det krävs enligt lag, domstolsbeslut eller myndighetsföreskrift.

7.4 Kundvärvningsförbud

Under pågående samarbete och under tolv (12) månader därefter förbinder sig vardera Part att inte aktivt värva den andra Partens kunder, leverantörer eller samarbetspartners som Part fått kännedom om via Plattformen i syfte att kringå samarbetet.

7.5 Kontosanktioner och utredningsprocess

Vid misstänkt brott mot värvningsförbudet, kringgåendeförbudet, factoringförbudet eller sekretessåtagandet gäller följande process:

Omedelbar frysning av nya bokningar — Synera förhindrar nya bokningar och registreringar utan föregående varsel. Bolaget underrättas utan onödigt dröjsmål.
Pågående uppdrag påverkas inte — uppdrag som är i gång vid tidpunkten för frysningen slutförs enligt gällande Uppdragsbekräftelser. Betalningsflödet för dessa uppdrag fortsätter normalt.
Utredningsperiod — upp till 30 dagar. Bolaget ges möjlighet att yttra sig och inkomma med bevisning.
Om brott bekräftas — Synera har rätt att permanent utesluta Bolaget från Plattformen och kräva ersättning för uppkommen skada.
Om brott inte bekräftas — kontot återställs fullt ut utan kostnad för Bolaget. Eventuell ersättning för faktisk skada till följd av felaktig frysning regleras i § 12.

8. Beteende och uteslutning

Synera förbehåller sig rätten att vidta åtgärder mot Bolag som missköter sig på Plattformen. Misskötsamma beteenden innefattar bl.a.: utebliven betalning, upprepade avbokningar utan giltig anledning, medvetet felaktig rapportering, eller agerande som skadar förtroendet för Plattformen.

9–12. Plattform, immateriella rättigheter, personuppgifter och ansvarsbegränsning

Synera strävar efter att hålla Plattformen tillgänglig men lämnar inga garantier avseende kontinuerlig tillgänglighet.
Synera ansvarar inte för skador till följd av driftavbrott.
Synera äger samtliga immateriella rättigheter till Plattformen. Bolaget äger de uppgifter det självt registrerat och ger Synera en icke-exklusiv licens att använda dessa för att tillhandahålla tjänsten.
Synera är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i Plattformen. Bolaget är personuppgiftsansvarigt för de personuppgifter om sina anställda som Bolaget registrerar. Syneras integritetspolicy finns tillgänglig på Syneras webbplats.

Syneras ansvar gentemot Bolaget är begränsat till det belopp Bolaget erlagt i provision under de senaste sex (6) månaderna, dock lägst 5 000 kronor, med undantag för de fall som särskilt regleras i § 7.5 avseende felaktig kontofrysning. Synera ansvarar inte för indirekta skador, utebliven vinst eller produktionsbortfall, även om Synera underrättats om möjligheten av sådan förlust.

13. Avtalstid och uppsägning

Ramavtalet gäller tillsvidare. Vardera part har rätt att säga upp avtalet med 30 dagars uppsägningstid. Synera har rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan vid väsentligt avtalsbrott. Pågående Uppdrag vid avtalets upphörande slutförs enligt gällande Uppdragsbekräftelser.

14–18. Ändringar, force majeure, överlåtelse, hela avtalet och tvist

Synera har rätt att ändra villkoren. Vid väsentliga ändringar meddelas Bolagen via e-post med minst 30 dagars varsel och ett aktivt godkännande i Plattformen krävs.

Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra sina åtaganden om fullgörandet hindras av omständighet utanför partens kontroll (force majeure).

Bolaget får inte överlåta sina rättigheter eller skyldigheter utan Syneras skriftliga samtycke. Överlåtelse, pantsättning eller diskontering av fordringar som härrör från Plattformen är absolut förbjudet.

Dessa Allmänna Villkor jämte det signerade Ramavtalet utgör parternas fullständiga reglering. Ändringar ska göras skriftligen och signeras med BankID.

Uppstår tvist ska parterna i första hand vända sig till Synera. Om en Part väljer att ta tvisten vidare till domstol: Synera lämnar dokumentationsunderlag mot en administrationsavgift om 4 500 kronor, Syneras provision bortfaller, och båda bolag fryses enligt § 7.5 tills ärendet är löst. Tvister avgörs av Stockholms tingsrätt direkt mellan parterna.

Axentis AB · Vinkelvägen 1, 183 30 Täby · support@synera.se · www.synera.se